Transport

Nawet 3-4 miesiące opóźnień w analizie rentowności zleceń transportowych – czy Twoją firmę na to stać?

Branża transportu drogowego nigdy nie była tak nieprzewidywalna, jak dzisiaj. Zmienne koszty prowadzenia działalności transportowej, spowodowane niestabilną sytuacją gospodarczą, zmieniające się ceny paliwa i kursu euro, sprawiają, że przewoźnicy powinni zachować szczególną ostrożność przy wyliczeniach rentowności zleceń. Tymczasem na rynku nadal funkcjonują firmy, które prowadzą swój biznes w oparciu o „przeczucia”, a bez jakiegokolwiek wsparcia systemów do zarządzania transportem TMS mają często 3-4 miesięczne opóźnienia w analizie rentowności zleceń. Co to może oznaczać dla firmy przewozowej? – Osoby decyzyjne, jeśli chcą rozwijać biznes muszą reagować na bieżące zmiany od razu, a jeśli robią to z opóźnieniem, a ich decyzje są oparte o błędne dane, to jest to prosta droga do problemów finansowych firmy, a w skrajnych przypadkach do jej upadłości – komentuje Dawid Kochalski, ekspert Grupy Inelo. Jakie czynniki wziąć pod uwagę, żeby dobrze wyliczyć opłacalność przejazdu i czego nie zrobi za nas księgowość, a co może zrobić prosty TMS?

Jeszcze kilka lat temu rynek transportowy był nieco spokojniejszy. Dzisiaj jednak przewoźnicy powinni trzymać rękę na pulsie na każdym etapie realizacji zlecenia. Biorąc pod uwagę szybko zmieniające się składniki usług transportowych może się zdarzyć, że to, co sobie założyliśmy wczoraj, jutro będzie już nieaktualne. Wystarczy, że jeden z głównych czynników kosztowych wzrośnie o 3-5 proc. i może się okazać, że kontrakt, który mamy realizować długofalowo okaże się nierentowany lub będziemy balansować na granicy opłacalności. Najbliższy rok z pewnością będzie decydujący dla wielu przewoźników, dlatego by przetrwać warto się „uzbroić” w cenne dane i informacje, które pozwolą podejmować przemyślane decyzjezauważa Dawid Kochalski, koordynator ds. integracji i wdrożeń, Grupa Inelo.

Jakie parametry składają się na rentowność zlecenia?

Chcąc sprawdzić, czy dany transport się opłaca, bierze się pod uwagę wiele zmiennych parametrów, które można skategoryzować w kilka grup.

– Na opłacalność danego zlecenia składają się koszty myta, koszty zmienne bezpośrednie, koszty wskaźnikowe zależne od przejechanych kilometrów, koszty wskaźnikowe, uwarunkowane czasem realizacji zlecenia oraz koszty ogólnozakładowe ponoszone przez przedsiębiorstwo. Z tego względu istotne jest, aby wykonywać szczegółową analizę kosztów i przychodów, żeby mieć pełną wiedzę na temat wartości danego zlecenia i ustalić odpowiednią stawkę transportową, a w konsekwencji prawidłowo zarządzać flotą – mówi Maciej Wolny, Prezes Zarządu Marcos TMS idodaje, że przy obliczaniu rentowności danego zlecenia już na etapie planowania trzeba wziąć pod uwagę wszystkie elementy kosztowe wraz z marżą dla przedsiębiorstwa, aby spedytor wiedział, jaką stawkę ma ustalić przy realizacji zlecenia.

Opracowanie własne Macieja Wolnego, Prezesa Zarządu Marcos TMS

Skąd te opóźnienia w transporcie?

Kluczowym aspektem na drodze do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem jest reagowanie na bieżąco na to, co się dzieje w firmie. Chcąc pozostać konkurencyjnym na rynku, przewoźnicy muszą dysponować sprawdzonymi danymi, pozwalającymi oszacować opłacalność poszczególnych zleceń, a w konsekwencji całego przedsiębiorstwa. W praktyce często zdarza się tak, że dana firma ma opóźnienia w analizie opłacalności nawet do 4 miesięcy. Z czego to wynika?

– Czynników może być kilka. Z naszych obserwacji wynika, że o ile duże firmy dysponują odpowiednimi narzędziami i personelem do przeróbki sporej ilości danych, to w mniejszych firmach nie jest to już tak często spotykane. Wówczas analiza rentowności zleceń transportowych zazwyczaj ogranicza się do raportów finansowych, zrealizowanych przez biuro rachunkowo-księgowe. Choć są one dokładne, to nie da się w nich tak szybko aktualizować bieżących wydatków, w jakich robi to system TMS jak np. TMS Navigator czy Easy TMS. To wiąże się również z samą specyfiką pracy w transporcie, w której nie zawsze wszystko jesteśmy w stanie do końca przewidzieć. Nawet ostatniego dnia miesiąca może wpaść wysoki koszt za paliwo, który może w znacznym stopniu zmienić dotychczasową opłacalność danego zlecenia, a w konsekwencji również i następny m-sc. Dodatkowo, przy obliczeniach nie pomagają długie terminy płatności za zlecenia, sięgające nawet do 60 dni – dodaje Dawid Kochalski, koordynator ds. integracji i wdrożeń, Grupa Inelo i podkreśla, że systemy TMS umożliwiają analizę wyników w ujęciu nawet tygodniowym, a dzięki temu analizy te są dokładniejsze w porównaniu do zestawień księgowych.

Trzeba również pamiętać, że ten kluczowy element prowadzenia firmy jest jednocześnie niezwykle trudny do określenia. Najszybciej przewoźnik jest w stanie przeliczyć to, jak wpływa wzrost kursu walut na wynagrodzenie kierowcy w końcu koszty paliwa. Jednak jest to tylko część tego minimalnego kosztu, jaki widzą przedsiębiorcy. Jeżeli dodamy do tego prowadzenie takich obliczeń w czasie rzeczywistym, to nie tylko jest to pracochłonne i trudne, ale także obarczone ryzykiem błędu. Dlatego coraz więcej firm, również tych mniejszych decyduje się na inwestycję w programy do zarządzania transportu.

Z roku na rok widzimy, że rynek TMS stale się rozwija i jest jednym z najdynamiczniej rosnących rynków rozwiązań technologicznych dla transportu. Szacuje się, że rocznie będzie rósł od 10 do 20 proc. Powód? Z jednej strony widać duże zapotrzebowanie wśród małych i średnich firm na takie rozwiązania w obliczu obecnej sytuacji rynkowej. Przewoźnicy dojrzewają do technologii i widzą ich niewymierne korzyści. Tam gdzie kończy się rola księgowej, to zaczyna się praca systemu TMS dzięki możliwości integracji oraz analizy wszystkich danych – firma w przejrzysty sposób może zarządzać swoim budżetem i decydować w pełni świadomie o kolejnych zleceniach. Przedsiębiorcy, którzy bazują na excelu czy kartce papieru często nie mają podstawowych informacji, jak poszczególne zmienne koszty wpływają na ich funkcjonowanie, co w rezultacie może prowadzić do upadku firmy. – dodaje Kamil Korbuszewski, członek zarządu Marcos TMS.

Jak TMS pomaga firmie transportowej?

Systemy klasy TMS nie tylko pomagają spedytorom, jak i kierowcom w ich codziennej pracy, minimalizując ryzyko błędów, ale również przynoszą firmie realne oszczędności. Ich zadaniem jest zbieranie danych o poszczególnych zleceniach – zestawianie, analizowanie i raportowanie zestawień rentowności.

–  Tworzenie analizy można porównać do budowania tabel przestawnych w excelu, a to oznacza, że raz utworzone zestawianie może być wielokrotnie modyfikowane i wykorzystywane w przyszłości. Do TMSa Navigatora dane wprowadzane są do modułu ROKOS, ale trzeba pamiętać o najważniejszym, kluczowym etapie, jakim jest systematyczność i skrupulatność wpisywania danych – im więcej informacji dostarczymy, tym nasza analiza będzie bardziej precyzyjna – podsumowuje Maciej Wolny, Prezes Zarządu Marcos TMS i dodaje, żekażda osoba zatrudniona w firmie ma realny wpływ na to, co się pojawia w programie. Spedytor wprowadza zlecenie z kosztami, wpisuje kilometry i podaje wszystkie posiadane dane. Kierowca za pośrednictwem telematyki przekazuje informacje, że zrealizował zlecenie, jechał określoną trasą i zgodnie z założonym budżetem. Z kolei księgowość informuje czy dane faktury zostały opłacone lub jakie są ewentualne opóźnienia, dodaje koszty za tankowanie, pokonaną trasę, wynagrodzenia i wiele innych. Dzięki temu mamy wszystkie kluczowe informacje potrzebne do określenia rentowności takiego zlecenia.

Etapy wdrożenia systemu TMS do firmy

Prace rozpoczynają się od analizy przedwdrożeniowej, na której sprawdzane jest wszystko, co się dzieje w firmie, jakie klient ma potrzeby, jakie ewentualne zmiany powinny być wprowadzone do programu, by jak najlepiej służył przedsiębiorstwu. Następny etap to przygotowanie dokumentu analizy powdrożeniowej wraz z wyceną. Jeśli klient zaakceptuje zakres, to firma dostarczająca takie rozwiązanie rozpoczyna pracę zgodnie z etapami ujętymi w książce wdrożeniowej. Na koniec odbywa się wgranie programu na komputer klienta i szkolenie personelu z jego obsługi.

Dawid Kochalski zaznacza, że wdrożenie systemu TMS jest procesem bardzo indywidualnym i dostosowanym do potrzeb danego klienta.  Zazwyczaj trwa od 3 do 6 miesięcy w zależności od wielkości firmy transportowej. Przy dużej i rozproszonej strukturze całe wdrożenie może zająć więcej niż pół roku, ale na programie przedsiębiorstwo może już pracować na każdym etapie przygotowanej części systemu, co oznacza, że nie musi czekać na zakończenie całego procesu wdrożenia.

Zalety korzystania z technologii przy wyliczaniu rentowności?

Przede wszystkim przewoźnik nie musi czekać na informacje od działu kadrowo-księgowego. Może w każdym momencie zajrzeć do programu, porównać dane okresy czasu, pracę kierowców, eksploatacje samochodów, realizowane zlecenia i ich rentowność. Możemy od razu prześledzić decyzje spedytorów i to jak wpływają one na funkcjonowanie firmy oraz wychwycić błędy, które w innym wypadku mogły być powielane przy kolejnych zleceniach. Przejrzystość danych i łatwy do nich dostęp sprawia, że prowadzenie firmy transportowej w niepewnych czasach staje się bardziej przewidywalne.

Magia czytania…

Najszybciej newsy trafią do Internetu. Zmiany w stanie prawnym lub projekty, które mają szansę wejść w życie, branżowe nowinki, informacje o nowych technologiach, produktach – portale internetowe są miejscem, gdzie na nie trafimy. Tak jak w przypadku niebranżowych mediów internetowych, mamy zagwarantowaną szybkość dostarczania informacji. Poszerzanie swojej wiedzy poprzez lekturę branżowej prasy, książek i stron internetowych wydaje się być oczywistą ścieżką samodzielnego rozwoju swojego życia zawodowego.

W zależności od naszych potrzeb, nastawienia, upodobań itp. warto sięgać po autorów, których styl pisania, charakter ujmowania tematu nam się podobają i po prostu do nas przemawia. Nie ma potrzeby zmuszać się do czytania czegoś, co nam się zwyczajnie nie podoba. Wszak lektura ma nam sprawiać satysfakcję i przyjemność, a nie tylko dostarczać wiedzy.

Słowo pisane to nieoceniony sposób na rozpowszechnianie informacji. Pamięć ludzka jest ulotna, o czym często przekonujemy się aż za dobrze. Dzięki lekturze zyskujemy dostęp do informacji, do których możemy się praktycznie w każdej chwili odwołać i potraktować je jako swoisty pewnik, także w sytuacjach spornych czy przy wyjaśnianiu nieścisłości. Tego komfortu nie mamy w przypadku sięgania po informacje przekazane drogą ustną, które są uważane za mniej wiarygodne. Większe zaufanie do zanotowanych informacji kosztem tych powiedzianych i usłyszanych to efekt uboczny rewolucji Gutenberga.

Czytanie jest czynnością angażującą nasz mózg – można to tak w skrócie ująć, bez wchodzenia nadmiernie w medyczne szczegóły. „Muszę przemyśleć to co przeczytałem/przeczytałam” – często w ten sposób podsumowujemy lekturę (chyba, że była ona dla nas bardzo nieangażująca na poziomie intelektualnym, emocjonalnym, nie dostarczyła nam żadnych nowych informacji itp.). Dzięki czytaniu wpadniemy na nowe pomysły, kreatywne sposoby rozwiązania problemów, nowe ujęcia starego i dobrze znanego tematu. Opisany przez autora case study może stać się inspiracją do wykorzystania przez analogię pewnych rozwiązań w nowym kontekście. Osobną kwestię, choć wartą wspomnienia, stanowią teksty, które nie są inspiracją w sensie zawodowych, a przede wszystkim w zakresie samorozwoju. Z doświadczenia mogę napisać, że świetnie w tej kwestii sprawdzają się biografie znanych ludzi, których osiągnięcia lub ścieżka życia z jakiegoś powodu budzą nasz podziw czy po prostu zainteresowanie. Recepty na sukces od A do Z na skalę Billa Gatesa w takiej biografii raczej znajdziemy (zresztą wtedy cena takiej książki była inna), ale coś, co może pchnąć nasze myślenie o swojej działalności, zachęcić do odejścia z pracy na etacie i założenia własnej firmy, przemodelowania swojej oferty, wpłynięcia na sposób komunikowania się z klientami itp. Możliwości jest tu naprawdę sporo i warto je wykorzystać. Funkcję inspiracji może pełnić biografia nie tylko kogoś z naszej branży, do tego celu potrafią się też nadawać nieźle życiorysy artystów, którzy zazwyczaj w życiu nie mieli lekko.

Dzięki czytaniu czasopism możliwe jest poszerzenie posiadanej przez siebie wiedzy. W obecnych czasach gazety i czasopisma mają bardzo zróżnicowaną tematykę, dlatego z całą pewnością każdy człowiek znajdzie coś, co będzie mu w pełni odpowiadało.

Dzięki czytaniu czasopism istnieje możliwość odwoływania się do wcześniej przeczytanych tekstów, co ma bardzo duże znaczenie dla wielu osób. Źródła wiedzy są bardzo ważne, ponieważ dzięki nim człowiek może się rozwijać oraz poznawać nowe dla siebie rzeczy. Odwoływanie się do przeczytanych tekstów ma szczególne znaczenie w przypadku dzieci oraz młodzieży. Te grupy dopiero poznają świat i zasady, które w nim panują. Dlatego odwoływanie się do przeczytanych tekstów kultury jest bardzo istotne. Gazetki dla dzieci i czasopisma dla młodzieży sprawdzą się w tym przypadku najlepiej, dlatego warto umożliwić dzieciom oraz młodzieży zapoznawanie się z nimi oraz czytanie.

Zarówno gazetki dla dzieci, jak i czasopisma dla młodzieży mogą w odpowiedni sposób zainspirować młodego człowieka do działania. Jest to bardzo istotny aspekt czytania czasopism, dlatego powinno się na niego zwrócić szczególną uwagę. Czytanie w skuteczny sposób angażuje mózg do pracy i skłania do myślenia nad przeczytaną treścią. Dlatego warto zapoznawać się z literaturą z różnych źródeł, a także czasopismami, które mają dość szeroką tematykę. Dzięki dokonaniu wyboru odpowiednich dla siebie pozycji człowiek z całą pewnością będzie bardziej zachęcony do działania.

Gazety i czasopisma bez wątpienia umożliwiają zdobycie nowej wiedzy orz pogłębienie wiedzy, którą się już posiada. Dodatkowo dzięki nim można również bardzo zyskać na profesjonalizmie, co w przypadku niektórych osób ma dość duże znaczenie. Szczególnie interesujące jest czytanie czasopism, w których znajdują się artykuły autorytetów z danej branży.

Od czasów, kiedy życie poczęło się wielce różniczkować, czytanie książek nie wystarcza. Książki podają czystą wiedzę z najrozmaitszych dziedzin, wiedzę nieraz kryształowo czystą, ale oderwaną od życia. Książki karmią również poezją, w niej opisy czynów bohaterskich uszlachetniają serca, ale mało informują o szarej rzeczywistości życia. Do działania potrzebna jest znajomość chwili bieżącej, orientacja, pulsy życia w miejscowych warunkach. Na każdym stanowisku można przyłożyć i swoją cegiełkę, można wpływać na całość, byle znać swe obowiązki względem społeczeństwa i chcieć im służyć. Tym pośrednikiem między wiedzą a życiem, między ideałem a rzeczywistością, jest publicystyka. Jest ona historją teraźniejszości, oświetlającą zagadnienia, które czekają dopiero na rozwiązanie. Jest ogniwem, która łączy prawdę wiedzy z zagadnieniami chwili bieżącej. Jest literaturą, która tyczy się potrzeb życia w danym czasie i danym miejscu. Ona komunikuje ostatnie wyniki z różnych dziedzin wiedzy czystej w zastosowaniu do bieżących potrzeb ludzkich. Ona czyni człowieka wrażliwym na niedolę swego społeczeństwa i zapala do żywota czynnego na jego korzyść. Ona, komunikując, co się dzieje na świecie całym, chroni nas od zaściankowości. Ona, zaznajamiając nas z biegiem myśli wszechświatowej, wywołuje w umysłach naszych szereg zagadnień. Ona uwalnia nas od potrzeby czytania wszystkich książek, których corocznie ukazuje się na świecie po kilkaset tysięcy, a których przeczytać na rok gruntownie nie można po nad kilkanaście. To są strony dodatnie prasy periodycznej.

Ale ma publicystyka i niejedną stronę ujemną. Wiadomości, dostarczane przez wiele dzienników, są dorywcze i powierzchowne: ani rozszerzają, ani pogłębiają wiedzy. Wiele nowinek, opisywanych drobiazgowo, niema żadnego ogólniejszego znaczenia, nie służy żadnemu rozumnemu celowi. Wiele sensacyjnych zajść i wypadków, zostawiających jedynie czczość w głowie i pustkę w sercu. W pogoni za kalejdoskopowym potokiem plotek wiele balastu, który ze szkodą obciąża umysł Dużo zabawy i płytkiego śmiechu, co w rezultacie szerzy bezmyślność, przytępia zmysł artystyczny. Nie jeden organ redagowany jest tendencyjnie, będąc na służbie tej lub innej partji. Nieraz nowość pomieszana z postępem bez oświetlenia krytycznego jądra rzeczy. I jedno pismo stara się prześcignąć drugie w pomysłach, licząc na gorsze instynkty. I wielu staje się igraszką okoliczności, bo są prowadzeni na pasku danego dziennika. Bo wielu ślepo hołduje zasadzie: nie różnić się od innych — i bezkrytycznie prenumeruje to, co ich znajomi i krewni. I tworzy się specjalny typ nałogowych czytelników pism periodycznych, co nie uznają jednocześnie lektury książek. Jest to pewnego rodzaju osłona dla duchowego lenistwa. Traci na tym wykształcenie gruntowne i myśl samodzielna. To też wielu uczonych powstaje na dziennikarstwo — śród nich ostro wystąpił w ostatnich czasach przeciw prasie perjodycznej F. Brunetiere, członek Akademji paryskiej.

Trzeba przede wszystkiem rozróżniać wartość miesięczników i tygodników, a pism codziennych. Pierwsze, a w części drugie, są streszczeniem i kwintensencją tego, co zawierają pisma codzienne. Lektura ich nie da wprawdzie technicznego posiadania poszczególnych gałęzi umiejętności, ale da ogólną znajomość podstaw. Te, które nie służą sprawom specjalnym, dają możność w dłuższym okresie czasu przebieg w ogólnych zarysach cały cykl wiedzy. Natomiast prasa codzienna służyć może głównie gromadzeniu materjałów do tych kwintensencji. I tu należy rozróżniać prasę prowincjonalną, a prasę stołeczną. Pierwsza zlicza miejscowe siły społeczne, wydobywa je i zbiera, zapala ogniska miejscowej twórczości. Bada i stara się kierować życiem prowincji, które wszędzie posiada swoje odrębne właściwości. Druga winna być przewodnikiem i siewcą dążeń kulturalnych wszerz i wzdłuż całego kraju. Winna być rzeką wód czystych, do której zbiegałyby się wszystkie strumyki, osadziwszy po drodze naleciałości niepotrzebne.

Trzeba umieć czytać dzienniki, jak i książki. Trzeba sobie wprzód zadać trud poznania każdego pisma. Trzeba się zapoznać, co w każdym z nich godnego jest czytania, nie usypiając swojego krytycyzmu łudzącemi nagłówkami pism i różnych rubryk, które często zapowiadają co innego, niż się drukuje. Trzeba czytać krytycznie, w żadnej sprawie nie spuszczając z oczu argumentów ani pro, ani contra. Trzeba czytać pisma, służące różnym poglądom, aby mieć oświetlenie z obu stron, aby módz wyrobić sobie własny sąd — samodzielny a objektywny. Trzeba koncentrować lekturę nie na tanich czasopismach codziennych o brukowych wiadomościach, lecz na poważnych wydawnictwach perjodycznych, które opierają działalność publicystyczną na znajomości dziejów i praw niemi rządzących. Należy ciążyć ku tym wydawnictwom perjodycznym, które chcą stać wyżej ponad prywatę i partykularyzmy — których celem jest nie interes materialny jednostek, lecz służba publiczna.

Similar Posts

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *